احصل على أكبر قدر ممكن من التكنولوجيا

التكنولوجيا هي جزء من الحياة اليومية.  ستساعدك على العمل بكفء أكثر وتساعدك في الحصول على فوائد وايجابيات.

مهما كان وكيف ما كان المستوى الذي تريده في استعمال التكنولوجيا في شركتك, مهم جدا أن تحصل على التقنيات الموجودة بشكل صحيح.

هذا يعني انه عليك أولا فهم كيف ممكن أن تساعدك التكنولوجيا في تحقيق أهدافك وكيف ممكن لها أن تحسن عملك.

عليك اختيار النظام والأجهزة الصحيحة التي تتناسب مع حجم عملك.

عليك تخفيض العمليات المتكررة ومحاولة الربح الكثير عن طريق هذه التكنولوجيا. يجب عليك أيضا دراسة الميزانية باستمرار وكم تحتاج ومراجعتها من وقت لآخر. 

في هذا القسم  سنقدم مقدمة عن المواضيع التي سنتحدث عنها بالتفصيل في الأقسام الأخرى.

البدء

أذا كنت تريد فتح شركة جديدة وتعرف  وعندك إحساس أن التكنولوجيا ممكن أن تساعدك وأيضا التجارة الالكترونية, يجب عليك أن تتأكد أن الاختيارات التي ستقوم بها ستناسب احتياجاتك الآن ويمكن تعديلها وتمديدها عن الضرورة في المستقبل.

موقع على الانترنت

أذا كانت هذه أول مرة لك تبني فيها موقع وتستعمل نظام الكتروني- قيم احتياجات عملك قبل البدء. ممكن أن تستشير مكاتب متخصصة حول كيف يمكنك التأكد من انك تحصل على منافع حقيقية من البرامج البدائية التي ستستعملها. لمعلومات أكثر- أتصل بنا.

مكونات أي نظام لتكنولوجيا المعلومات: Hardware

عليك دراسة كل ما تحتاجه بدقة. لأن أية اختيار يبنى على حسب المستوى الذي تريده وحسب أهدافك وعلى حسب السعر.

والتكنولوجيا تأخذ نسبة جيدة في الميزانية. أذا خفض الكلفة سيكون من أهدافك الأساسية.

خفض الكلفة ليست فقط في شراء جهاز من نوع أبيل أو نوع ديل. لا. الموضوع اكبر بكثير. الطابعة مثلا, يمكنك شراء طابعة واحدة واستعمالها لأكثر من كمبيوتر عن طريق شبكة وهكذا توفر شراء عدة طابعات. أذا الأمر أن تفهم كيف ممكن أن تستخدم التكنولوجيا أفضل استخدام.

Software

أذا كنت لأول مرة تستعمل حواسيب في عملك وتنتقل من الورق إلى  الحواسيب والبرامج, عليك الاستفادة من البرامج الموجودة في السوق واختيار الأفضل لشركتك. خاصة برامج المحاسبة والتدفق المالي وكل شيء في أدارة الشركة.

وإذا كنت تريد أن تتأكد أن موظفيك يدفع لهم في الوقت وبانتظام عليك استعمال برامج تساعدك على تسريع جميع الوظائف والأنظمة وبدون أية أخطاء وتساعدك على حساب كل شيء.

الإدارة

لكي تحصد أكبر إفادة من استثمارك يجب أن تدير العمليات في الشركة. كل يوم بيوم وتحدثها. لصيانة نظامك تحتاج لروتينيات في الصيانة ونسخ وخطة اذا حصلت أي كارثة في النظام.

يجب عليك أيضا حماية جميع البيانات- الأجهزة - الانترنت ورسم  خطة كاملة للتأمين.

ممكن أن تستعين بمكاتب خاصة تساعدك وهنا عليك اختيار الشركة المناسبة.

أيضا نظامك عليه أن يتصل بشبكتك داخل وخارج الشركة.

أذا كان لديك موقع أو موقع تجاري, تأكد دائما انه محدث ومعلوماته محدثة وصحيحة. هكذا تعطي صورة جيدة وانطباع ممتاز بالنسبة للذين سيزورون موقعك.

يجب أن يكون حجم استثمارك مناسب مع المشروع.

التواصل بكفاءة أكبر

الاتصال عبر الانترنت؟ كيف هو وضعه؟

الاتصالات السلكية؟

الهاتف؟

الخطوط للمحمول؟

الاتصالات اللاسلكية؟

التعاون عن طريق الشبكة؟ داخل الشركة- خارجها.

عليك حصد أكبر فوائد ممكنة.

أذا استعملت مثلا extranet , المشترين والبائعين ممكن أن يصلوا للمعلومات التي يريدونها بكل سهولة. هكذا ستوفر الوقت والخدمة تكون أفضل بكثير. ممكن أن توفر الشبكة عليك أيضا مصاريف شحن, اتصالات,... . (Supply chain software (

الحماية

الحصول على المعلومات الصحيحة المتوفرة لموظفيك في الوقت المناسب يمكن أن يشكل فارق بين الأرباح والخسائر, النجاح والفشل لعملك. ومع ذلك إن التهديدات التي تشكلها الفيروسات والقراصنة يعني انك يجب عليك حماية هذه المعلومات.

كما ذكرنا سابقا, عليك تحديد التهديدات التي تواجه نظامك ونظم المعلومات والمخاطر كما تعرف تتزايد يوم بعد يوم. أدارة المخاطر هي العملية التي يمكنك استخدامها لفهم والسيطرة على المخاطر.

عليك تأمين الدخول وتحديد لكل موظف ما هي مهمته وكيف يصل وجعل الدخول ليس سهلا (أي فقط عن طريق كلمة مرور سهلة) مع تقنيات عديدة.

عليك الانتباه من عمليات التزييف والتأكد من إرسال الرسائل من شركتك أنت وانه لا أحد يمكنه تعديلها (avoid scams).

ماذا عن الموظفين

- مع البرامج الصحيحة والتكنولوجيا يستطيع موظفيك الوصول بسهولة وبسرعة إلى المعلومات التي يريدون. ممكن أن تعطيهم أيضا المستوى للتدريب والمساعدة لتتأكد أنهم فهموا النظام.

- من المهم جدا أن يكون الموظفين لديهم اتصالات سريعة  لتسريع  عملياتك في العمل وخاصة اذا كان موظفيك يستخدمون الانترنت والبريد بانتظام. وممكن لهم تحميل ملفات للزبائن أو الموردين وهكذا يجري كل شيء بشكل سريع و  بموثوقية أكبر.

- عليك تدريب موظفيك ليكونوا منتجين وليفهموا كل شيء بالشركة.

- عليهم أن يفهموا أيضا قوانين الشركة بمجال الانترنت والبريد ويجب تحديدها لهم.

وفوق كل ذلك عليك التأكد أنهم يستخدمون النظام  بشكل صحيح وآمن لأنه يؤثر على عملك.

المستقبل

حاول وضع خطة لنظامك مع إمكانية للتطوير. هذا يساعدك بمهام إضافية عندما تحتاجها.

إذا كان هناك فرص أو جدوى للاستثمار في نظام جديد ممكن أو لا ممكن أن تعرف  إلا مثلا بعد ستة أشهر, لهذا يجب أن تكون جاهزا لهذا التطوير. ممكن في المستقبل أنه يتوجب عليك إضافة مزيد من البرمجيات أو تعيين مزيد من الموظفين. لهذا عليك دراسة أمورك واختيار المناسب.

ماذا عن التجارة الالكترونية

يجب الانتباه لعدة أمور: التخطيط, الاستضافة, الانترنت الصحيح, مقدم الخدمات, ... .

استثمر في اختياراتك لتكون على الانترنت من الموقع (الترجمة بالغة الصحيحة والتصميم المميز الجميل) إلى الايميل إلى أساليب البيع  الصحيحة.

وليكتمل المشروع عليك استخدام تقنية لقبول الدفع عن طريق الانترنت وتطوير خطة تسويقية.

الصيانة

عملك بالتأكيد لن ينتهي عند وضعك للنظام الالكتروني. يجب أن تصنع صيانة دائما لموقعك ونظامك والبحث عن فرص جديدة ممكن أن تمثلك.

وأيضا الموقع عليك صنع صيانة له باستمرار وتحدثه وتطوره. هذا يعزز من صورتك وعملك وسمعتك أمام الناس وسيجذب مزيد من الزوار لديك.

أيضا يجب عليك حماية نفسك بشكل ممتاز ضد الهاكرز والفيروس والنصابين.

يمكنك أيضا أن تتعلم من غيرك وخبرتهم وتتفادى الأخطاء التي ارتكبوها.

القوانين في مجال التكنولوجيا

هناك عدة أنظمة مختلفة أنت بحاجة لأن تدركها. خاصة إذا كنت تخزن معلومات العمل أو المورد. أو إذا كنت تبيع السلع أو الخدمات على الانترنت. بالإضافة إلى ذلك هناك سياسات داخلية من الأفضل أن تطبقها إذا كان موظفيك يستعملون الانترنت والبريد الالكتروني.

أضمن الشروط والأحكام (terms and conditions ( أسفل موقعك وقانون حماية الشخصية (privacy policy disclaimers) . شروط النسخ وان وجد العلامة التجارية (copyright and trademark notice ).